CartFlow
ВходРегистрация

Автоматическая обработка заявок: подбор товаров по спецификации клиента

Обработка заявок — это автоматический разбор клиентской спецификации и сопоставление её строк с вашим товарным каталогом. Менеджер перестаёт искать позиции по прайсу вручную и вместо этого проверяет готовый подбор: заявка на 200 позиций обрабатывается за секунды, а не за часы.

Протестировать на своём каталогеПосмотреть, как это выглядит

Что здесь болит без этого

Заявка теряется в личной почте менеджера

Клиент пишет конкретному человеку, а не в общий канал. Пока этот человек в отпуске или на больничном, заявка лежит непрочитанной.

Пример. Клиент присылает спецификацию на 180 позиций в пятницу вечером на личную почту знакомого менеджера. Тот в отпуске — ответ уходит только в среду, когда клиент уже купил у того, кто ответил в тот же день.

Заявка на 200 позиций съедает рабочий день

Основное время уходит не на переговоры, а на механический поиск каждой строки в прайсе и сверку характеристик.

Пример. Менеджер построчно сверяет спецификацию с прайсом: ищет позицию, проверяет цену и наличие в другой системе, повторяет двести раз. К вечеру предложение ещё не готово.

Аналог подставлен без предупреждения

Похожее название — не то же самое, что похожие характеристики. Молчаливая замена обнаруживается не в переписке, а на объекте.

Пример. Вместо двигателя LONCIN G200 на 9 л.с. в счёт попадает младший G160 на 5,5 л.с. — названия почти совпадают, мощность отличается вдвое. Клиент видит это только на месте.

Фото бланка — значит, печатать заявку заново

Часть клиентов присылает не таблицу, а снимок рукописного листа или факс. Прежде чем искать позиции, кто-то должен построчно перепечатать то, что на нём написано.

Пример. Кладовщик фотографирует лист с пометкой «10×болт М12х60, 5×гайка, анкер — 4 шт» и присылает в мессенджер. Менеджер сначала набирает это текстом — и только потом ищет каждую позицию в прайсе.

Посмотрите на строках заявки

Слева — как позиции пришли от клиента, справа — что нашлось в каталоге и почему. Переключите отрасль: разбор устроен одинаково для крепежа, обуви и косметики.

ГОСТ, DIN и типоразмеры

Заявка клиента.xlsx

5 позиций

Как прислал клиент

  • Болт DIN 933 М12х60 8.8 цинк

    5 000 шт

    Болт DIN 933 М12×60, класс прочности 8.8, цинк

    ТочноеСтандарт, типоразмер, класс и покрытие совпали18,40 ₽

  • Болт М12х60 оц. ГОСТ или аналог

    3 000 шт

    Болт DIN 933 М12×60, класс 8.8, цинк

    АналогГОСТ 7798 закончился — DIN 933 совпадает по размеру и резьбе18,40 ₽

  • Гайка М12 ДИН 934 цинк

    5 000 шт

    Гайка DIN 934 М12, класс 8, цинк

    ТочноеСтандарт распознан из кириллического написания4,60 ₽

  • Шайба плоская 12 оцинк.

    10 000 шт

    Шайба плоская DIN 125 А, М12, цинк

    ТочноеДиаметр и покрытие совпали1,20 ₽

  • Анкер для фасада, длина по проекту

    400 шт

    На проверкуДлина не указана, а от неё зависит артикул — ушло менеджеру

Обычно этот разбор менеджер делает руками, строка за строкой.

Номенклатура в примере условная: она показывает, как система разбирает данные, и не является ничьим прайсом. На вашем каталоге всё то же самое делается по вашему фиду.

Обработка заявок: частые вопросы

Короткие ответы на то, что спрашивают до подключения.

В каком формате нужно присылать спецификацию?

В том, в котором её прислал клиент. Excel и CSV разбираются по структуре таблицы. PDF, скан и фото — распознаются автоматически: текст со страницы читает Vision OCR, дальше строки сводятся с каталогом тем же алгоритмом, что и из Excel. Word пока принимается, но позиции по нему вводит менеджер вручную. Приводить таблицу к «правильному» виду не нужно — шапка, итоговые строки и разделы находятся автоматически. Заявку можно загрузить через виджет на вашем сайте или прямо в кабинете.

Что происходит, если точной позиции в каталоге нет?

Система предлагает аналог и помечает строку как замену, а не подставляет похожий товар молча. У каждой позиции видны оценка уверенности, источник подбора и альтернативные варианты. Порог, ниже которого строка уходит на проверку менеджеру, вы задаёте сами.

Как система отличает похожие модели друг от друга?

По числовым характеристикам, а не только по названию. Из строки заявки извлекаются мощность, объём, типоразмер — «9 л.с.», «6,7 кВт», «Ø200». Поэтому двигатель LONCIN G200 на 9 л.с. не будет подобран вместо младшего G160 на 5,5 л.с., хотя названия почти совпадают.

Уходит ли наш каталог во внешние сервисы?

Нет. Разбор строк и поиск по каталогу считаются локально, на нашей инфраструктуре. Номенклатура и цены не передаются в облачные языковые модели.

Что получается на выходе?

Коммерческое предложение и счёт на оплату с платёжным QR-кодом по ГОСТ, а также сделка в Битрикс24 — с компанией, контактом и товарными строками. Документы формируются из подтверждённых менеджером позиций.

Каталог какого размера выдержит система?

Каталоги на сотни тысяч позиций и десятки гигабайт разбираются целиком; в тестовом каталоге 99 717 товаров. Товарный фид подтягивается по расписанию, а пропавшие из выгрузки позиции помечаются недоступными, чтобы не попасть в счёт.

Статьи по теме «Обработка заявок»

Другие сервисы

Работают на том же товарном каталоге и в том же кабинете.