Форма «оставьте заявку» с полем «опишите, что вам нужно» — самый распространённый способ принимать оптовые запросы и один из худших. У покупателя спецификация уже есть файлом; предложение переписать её в текстовое поле — это просьба выполнить вашу работу.
Почему загрузка файла важнее полей
Оптовый покупатель приходит с готовым документом: смета, спецификация, выгрузка из проектной программы, иногда фотография рукописного списка. Всё, что он хочет сделать, — передать этот документ и получить ответ.
Форма, которая этого не позволяет, приводит к одному из трёх исходов:
- Клиент пишет «пришлите прайс» — и разговор начинается с нуля.
- Клиент уходит на почту, и заявка минует любой учёт.
- Клиент закрывает страницу.
Ни один из них не нужен.
Точка входа должна принимать то, что у клиента уже есть, а не то, что удобно вашей CRM.
Что принимать
Форматы, в которых реально приходят заявки:
- Excel и CSV — выгрузки и сметы;
- PDF — согласованные спецификации и коммерческие запросы;
- Word — письма с таблицей внутри;
- изображения — фотография списка, скриншот переписки, скан.
Ограничение форматов на входе не убирает такие заявки, а лишь отправляет их на почту. Если скан вы обрабатывать не готовы, лучше принять его и пометить как требующий ручной обработки, чем не принять вовсе.
Сколько полей делать обязательными
Каждое обязательное поле снижает долю дошедших до отправки. Разумный минимум — два:
- файл (или текст, если клиент предпочитает);
- способ связи — почта или телефон, на выбор.
Всё остальное — название компании, ИНН, должность, срок, комментарий — необязательные. Клиент, который хочет их указать, укажет; клиент, которому некогда, дойдёт до отправки.
Отдельно про ИНН: он очень полезен для CRM, потому что позволяет найти существующего контрагента без дублей. Но делать его обязательным — значит терять заявки от людей, которые его просто не помнят. Компромисс: поле есть, оно необязательное, и рядом объяснено, зачем оно нужно.
Что показывать после отправки
Экран «спасибо, мы свяжемся с вами» — упущенная возможность. Полезнее показать:
- что файл получен и сколько в нём распознано позиций;
- срок, в который придёт ответ;
- контакт на случай срочного вопроса.
Первый пункт особенно ценен: клиент сразу видит, что его 200 строк прочитаны, а не «ушли в никуда». Если распознано 170 из 200 — честно показать и это, чтобы он мог дополнить.
Технические требования, о которых забывают
Размер файла. Спецификации на объект бывают на десятки мегабайт. Ограничение в 2 МБ отсечёт как раз крупные заявки — самые ценные.
Мобильные устройства. Значительная часть заявок приходит с телефона, в том числе фотографией списка прямо со склада или объекта. Форма, в которой нельзя приложить фото с камеры, эти заявки теряет.
Доменные ограничения. Виджет на чужом сайте нужно защищать от использования посторонними: приём заявок только с ваших доменов из белого списка.
Обратная связь при ошибке. Если файл не загрузился, сообщение должно объяснять причину — размер, формат, обрыв связи, — а не показывать «произошла ошибка».
Сохранение введённого. Ошибка в одном поле не должна стирать остальные и приложенный файл. Это выглядит мелочью ровно до первого раза, когда клиент бросает форму после потери загруженного документа.
Куда заявка должна попасть
Три адресата одновременно:
- Система обработки — чтобы подбор начался сразу, а не после того, как менеджер откроет письмо.
- CRM — сделка с контактом и товарными строками.
- Уведомление менеджеру — в тот канал, который он действительно читает.
Порядок важен: если заявка сначала уходит письмом и только потом кто-то заносит её в систему, вы вернулись к ручной фиксации со всеми её потерями.
Коротко
- Принимайте файл, а не просите переписать спецификацию в текстовое поле.
- Обязательных полей два: файл и способ связи; остальное — по желанию.
- Показывайте после отправки, сколько позиций распознано, — это подтверждение, что заявку прочли.
- Не ограничивайте размер файла мелким лимитом: крупные заявки самые ценные.
- Заявка должна попадать в обработку и в CRM автоматически, а не через почту менеджера.