Коммерческое предложение по спецификации — не рекламный документ, а ответ на конкретный запрос. Клиент прислал список из ста позиций и сверяет ваш ответ с ним построчно. Всё, что мешает этой сверке, работает против вас, даже если сделано красиво.
Главный принцип: сверяемость
Покупатель, разославший спецификацию нескольким поставщикам, будет сравнивать ответы. Чем быстрее он найдёт в вашем КП нужную строку, тем выше шанс, что сравнение вообще состоится.
Отсюда следуют три требования, которые важнее оформления:
- Порядок позиций совпадает с исходной спецификацией. Пересортировка по категориям кажется логичной, но заставляет клиента искать каждую строку заново.
- Исходная формулировка клиента видна. Рядом с вашей позицией должна стоять его строка — иначе непонятно, что чему соответствует.
- Ни одна строка не пропала. Даже та, по которой у вас ничего нет.
Структура
Шапка
Номер, дата, срок действия предложения, ваши реквизиты и данные получателя. Срок действия обязателен: в опте цены и остатки меняются, и КП без срока однажды предъявят через квартал.
Таблица позиций
Минимальный набор столбцов:
| Столбец | Зачем |
|---|---|
| № | для ссылки в переписке |
| Запрос клиента | строка из его спецификации |
| Наименование | ваша позиция с артикулом |
| Кол-во | подтверждённое или скорректированное |
| Цена | за единицу |
| Сумма | по строке |
| Срок | наличие или срок поставки |
Столбец «Срок» пропускают чаще всего, а он нередко решает исход: покупатель, которому нужно к среде, выберет наличие, а не цену на три процента ниже.
Итог
Сумма без НДС, НДС, сумма с НДС — или явное указание, что вы не плательщик НДС. Сумма прописью. Условия оплаты и поставки.
Как показывать аналоги
Это место, где теряют больше всего.
Аналог, поданный как точное совпадение, обнаруживается либо при внимательном чтении — и тогда вы выглядите невнимательным, — либо после поставки, и тогда это уже спор.
Правильная подача:
- позиция помечена как аналог явно, а не сноской мелким шрифтом;
- указано, чем именно она отличается: «мощность 1200 Вт вместо 1500 Вт»;
- если есть — рядом предложен вариант точного соответствия под заказ, со сроком.
Клиент, увидевший честно помеченный аналог с объяснением, обычно его принимает. Клиент, обнаруживший незаявленную замену, перестаёт доверять всему остальному предложению.
Отдельно: если в спецификации у позиции не было оговорки «или аналог», предлагать замену без согласования нельзя вовсе — это требование, а не пожелание.
Что делать с позициями, которых нет
Оставлять в предложении со статусом. Варианты статуса:
- Под заказ — со сроком поставки.
- Нет в наличии — если поставки не планируется.
- Требует уточнения — если из строки непонятно, что именно нужно.
Молча выброшенная строка читается как небрежность. Строка со статусом «уточните» читается как внимание к деталям — и часто вызывает ответное письмо, то есть продолжение разговора.
Чего в КП быть не должно
Цен «по запросу» без объяснения. Если цена зависит от объёма, так и напишите: «при заказе от 50 шт — 4 200 ₽». Строка «по запросу» напротив половины позиций превращает предложение в приглашение к переписке, а клиент хотел получить ответ.
Рекламных блоков в середине таблицы. О компании — в конце или в письме.
Разной степени детализации. Если по одним позициям указан артикул производителя, а по другим только название, клиент решит, что вторые вы не искали.
Скидки вместо срока. Скидка обсуждается, срок поставки часто нет.
Скорость важнее полировки
Практическое наблюдение из оптовых продаж: предложение, отправленное первым и по существу, выигрывает у более выгодного, но пришедшего через два дня. Пока конкурент готовит идеальное КП, клиент уже разговаривает с тем, кто ответил.
Отсюда — смысл автоматизации: подбор позиций и сборка предложения занимают минуты, а не полдня, и высвободившееся время уходит на проверку спорных строк, то есть на то, что действительно требует человека.
Коротко
- КП по спецификации оценивают сверкой построчно — сохраняйте порядок и показывайте исходные строки клиента.
- Ни одна позиция не должна пропасть; ненайденные получают статус, а не удаляются.
- Аналог помечается явно и с указанием отличия; без оговорки «или аналог» замена не предлагается.
- Срок поставки нередко важнее цены — его нужно указывать по каждой строке.
- Скорость ответа определяет исход чаще, чем размер скидки.