Коммерческое предложение открывают на минуту. За эту минуту снабженец должен понять, от кого документ, на какую сумму и до какого числа он действует. Всё, что мешает этому, снижает шансы предложения независимо от цены.
Первая страница
Порядок сверху вниз, проверенный практикой:
- Логотип и наименование поставщика — кто предлагает.
- Номер, дата, срок действия — три числа, которые ищут первыми.
- Кому адресовано — компания и контактное лицо, если известны.
- Итоговая сумма — да, до таблицы. Снабженец сравнивает суммы, и заставлять его листать до конца — терять его внимание.
- Таблица позиций.
Пятый пункт может занять несколько страниц — это нормально. Первые четыре должны помещаться в первый экран.
Таблица позиций
Столбцы по убыванию важности:
| Столбец | Обязателен |
|---|---|
| № | да, для ссылок в переписке |
| Наименование | да |
| Артикул | да |
| Кол-во | да |
| Ед. | да |
| Цена за ед. | да |
| Сумма | да |
| Срок / наличие | очень желательно |
Что делать нельзя:
- Мельчить. Таблица, набранная шестым кеглем, не читается на печати, а её печатают.
- Убирать артикул. По нему сверяют.
- Объединять цену и сумму. Их сравнивают по отдельности.
- Прятать единицы измерения. Комплект из десяти штук и десять штук — разные заказы.
Итоги
Блок после таблицы:
- сумма без НДС;
- НДС с указанием ставки;
- итого к оплате;
- сумма прописью.
Сумма прописью не формальность: она защищает от расхождения при правках и до сих пор ожидается многими бухгалтериями.
Если вы не плательщик НДС, это нужно написать явно — иначе бухгалтерия покупателя вернётся с вопросом, и согласование затянется.
Условия
Короткий блок, который сравнивают наравне с ценой:
- условия оплаты: предоплата, отсрочка, частями;
- условия и сроки поставки;
- гарантия;
- что происходит при изменении объёма.
Печать и подпись
Юридически для предложения не обязательны. Практически:
- повышают доверие;
- часто требуются при внутреннем согласовании у покупателя;
- избавляют от повторной отправки «с печатью, пожалуйста».
Проще поставить сразу. Изображения печати и факсимиле подписи накладываются на документ при формировании — это не требует ручной работы по каждому предложению.
Чего быть не должно
Раздела «О компании» в начале. В конце коротким блоком — уместно. В начале он отодвигает то, ради чего документ открыли.
Рекламных блоков внутри таблицы. Разрыв таблицы баннером ломает сверку.
Разной детализации по позициям. Если у одних артикул есть, а у других нет, покупатель решит, что вторые вы искали невнимательно.
Тяжёлого файла. Предложение на 20 МБ из-за фотографий товаров не откроется на телефоне и не пройдёт через почтовые ограничения.
Имя файла
Мелочь, которую замечают. «КП_2451_ООО-Ромашка_15-09-2026.pdf» находится в папке снабженца через месяц. «document(3).pdf» — нет.
Коротко
- Номер, дата, срок действия и итоговая сумма должны быть на первом экране.
- В таблице обязательны артикул и единицы измерения — по ним сверяют.
- Сумма прописью и явное указание по НДС избавляют от лишнего цикла переписки.
- Печать и подпись не обязательны, но ускоряют согласование у покупателя.
- Осмысленное имя файла помогает найти ваше предложение через месяц.