Предложение для юридического лица проходит через людей, которых вы не видите: согласующего руководителя и бухгалтерию. Каждый из них ищет в документе своё, и отсутствие нужного означает не отказ, а задержку — уточняющее письмо, ещё один круг согласования, потерянные дни.
Данные поставщика
Обязательно:
- полное наименование — так, как в учредительных документах, а не «ЦветМетСнаб»;
- ИНН;
- юридический адрес или адрес для корреспонденции;
- контактное лицо с телефоном и почтой.
Желательно:
- КПП — для организаций;
- ОГРН;
- банковские реквизиты — формально в предложении не обязательны, но их наличие избавляет от отдельного письма при переходе к счёту.
Последний пункт недооценивают. Между согласованным предложением и оплатой стоит выставление счёта; если реквизиты уже в документе, этот шаг ускоряется.
Данные покупателя
Если известны — указать. Предложение, адресованное конкретной компании, выглядит как работа с ней, а не как рассылка.
Если неизвестны — не выдумывать и не оставлять «Уважаемый клиент». Достаточно указать, кому адресовано, по имени контактного лица.
НДС
Место, где чаще всего возникают вопросы бухгалтерии.
Если вы плательщик НДС: указать сумму без НДС, ставку, сумму налога и итог. Тремя строками, а не одной суммой с примечанием.
Если не плательщик: написать это прямо — «НДС не облагается» с указанием основания. Молчание порождает вопрос, вопрос порождает задержку.
Если позиции с разными ставками: показать разбивку. Оборудование по одной ставке и услуги по другой в одной сумме — гарантированный возврат документа.
Условия оплаты
То, что сравнивают наравне с ценой:
| Условие | Что указать |
|---|---|
| Предоплата | размер в процентах |
| Отсрочка | срок в календарных днях |
| Оплата частями | график |
| Способ | безналичный расчёт, счёт |
Отсрочка часто важнее скидки: для покупателя это оборотные средства.
Условия поставки
- срок с момента чего — оплаты, заказа, согласования;
- кто и за чей счёт везёт;
- откуда отгрузка;
- что с крупногабаритом;
- возможен ли самовывоз.
Формулировка «срок поставки 5 дней» без указания, от чего считать, — источник спора.
Дополнительно
Гарантия. Срок и порядок обращения. Для оборудования — обязательно.
Документы. Какие предоставляете: договор, счёт, накладная, счёт-фактура, УПД, паспорта и сертификаты. Для части покупателей наличие сертификатов — условие допуска.
Возможность договора. Работаете ли по договору поставки, есть ли типовая форма. Крупные покупатели без договора не работают.
Подписант
Кто подписывает предложение: должность и фамилия. Документ за подписью «менеджер отдела продаж» и документ за подписью директора воспринимаются по-разному при согласовании — второй читается как обязательство компании.
Печать и факсимиле подписи не обязательны юридически, но снимают вопрос «а можно с печатью» — и это ещё один сэкономленный день.
Что проверить перед отправкой
- Полное наименование поставщика без сокращений.
- ИНН на месте.
- НДС показан явно, включая случай его отсутствия.
- Срок действия указан.
- Условия оплаты и поставки заполнены.
- Срок поставки указан от конкретного события.
- Контакты менеджера в документе, а не только в письме.
Седьмой пункт: письма пересылают внутри компании, и документ живёт отдельно от них.
Коротко
- Документ читают согласующий и бухгалтерия — то, чего им не хватит, превратится в задержку.
- НДС указывается явно, включая случай, когда вы не плательщик.
- Отсрочка платежа для покупателя нередко важнее скидки.
- Срок поставки нужно указывать от конкретного события, а не абстрактным числом дней.
- Контакты менеджера должны быть в самом документе: письма пересылают, документ живёт отдельно.