Подготовка коммерческого предложения выглядит недолгой работой: взять позиции, поставить цены, оформить. На двадцати позициях это полчаса, на двухстах — полдня, и повторяется это каждый день. Разбираем, что здесь автоматизируется без риска, а что должно остаться за человеком.
Где теряется время
Не на оформлении. Оформление — это шаблон, он делается один раз.
Время уходит на:
- Перенос позиций. Из заявки, из корзины, из переписки — в документ. Копирование вручную, с потерей строк и опечатками.
- Проверку цен. Актуальна ли цена в прайсе, не изменилась ли закупочная, действует ли скидка.
- Проверку наличия. В другой системе, отдельным действием.
- Расчёт итогов. Скидки, НДС, округление.
- Присвоение номера. И поиск, какой был последний.
Из пяти пунктов четыре — механические операции с однозначным результатом.
Что автоматизируется безопасно
Нумерация. Сквозная, без пропусков и дублей. Ручная нумерация в общем файле — источник документов с одинаковыми номерами, что потом обнаруживает бухгалтерия.
Реквизиты. Подставляются из одного места. Пока их копируют из прошлого предложения, они однажды разъедутся между документами — и это заметит клиент.
Перенос позиций. Из подтверждённого подбора или из корзины, без ручного копирования. Здесь же исчезает главный источник ошибок — потерянные и продублированные строки.
Цены из каталога. Актуальные на момент формирования, а не из прошлогоднего прайса.
Расчёт итогов и НДС. По единому правилу, а не «как обычно считали».
Сборка файла. Шаблон, подстановка, печать и подпись изображением.
Срок действия. По политике компании, а не по памяти менеджера.
Что должно остаться за человеком
Индивидуальная цена. Автоматическое предложение выдаётся по прайсу. Всё, что от прайса отличается, подтверждает менеджер.
Нестандартные условия. Отсрочка сверх обычной, особые сроки, замена позиции на аналог.
Решение отправлять или нет. Особенно если в предложении есть позиции с низкой уверенностью подбора.
Граница проходит там же, где всегда: механическая работа — автоматике, решения — человеку.
Один источник данных
Ключевое требование, из которого следует всё остальное: предложение, счёт и сделка в CRM должны собираться из одного набора позиций.
Пересборка вручную на каждом шаге — место, где документы расходятся между собой. Клиент получает предложение на одну сумму, счёт на другую, а в CRM записана третья. Обнаруживается это в самый неудобный момент.
История предложений
Побочный, но ценный эффект автоматизации: видно, что и кому считали.
Это даёт:
- повторные продажи — предложение полугодовой давности напоминает, о чём разговаривали;
- аналитику спроса — что запрашивают чаще всего;
- контроль — сколько предложений выпущено, на какие суммы, сколько превратилось в заказ;
- защиту — при споре видно, что именно и когда было предложено.
При ручной подготовке в файлах на компьютерах менеджеров ничего этого нет.
С чего начать
- Свести реквизиты в одно место — самое дешёвое действие с немедленным эффектом.
- Сделать нумерацию сквозной.
- Наладить перенос позиций без ручного копирования.
- Подтянуть цены из каталога.
- Добавить историю — кому и что выставляли.
Порядок именно такой: первые два пункта делаются за день и убирают самые обидные ошибки.
Коротко
- Время уходит не на оформление, а на перенос позиций и проверку цен.
- Нумерация, реквизиты, перенос позиций, цены и расчёт итогов автоматизируются без риска.
- Индивидуальная цена и нестандартные условия остаются за менеджером.
- Предложение, счёт и сделка должны собираться из одного набора позиций, иначе документы разойдутся.
- История выставленных предложений даёт повторные продажи и аналитику спроса.